Archiwizacja dokumentacji polega na nadaniu jej prawidłowego układu oraz stworzeniu odpowiednich pomocy ewidencyjnych umożliwiających szybkie i bezstresowe dotarcie do wszystkich potrzebnych dokumentów dotyczących konkretnych zagadnień.
Dokumentację kwalifikuje się do odpowiednich kategorii archiwalnych A i B.
Akta kat. B tzw. dokumentację niearchiwalną kwalifikuje się do odpowiednich okresów przechowywania, w oparciu o przepisy (jednolite rzeczowe wykazy akt lub inne przepisy prawne określające wymagany okres przechowywania dla danego rodzaju dokumentów np. księgowych, ubezpieczeniowych, szkolnych itd.), po upływie tego okresu dokumenty mogą ulec brakowaniu i zniszczeniu.
Akta kat. A tzw. materiały archiwalne stanowi dokumentacja przechowywana wieczyście, która po odpowiednim okresie przechowywania w archiwum zakładowym trafia do właściwego miejscowo archiwum państwowego.
Zakres oferowanych prac archiwizacyjnych obejmuje:
1. Wstępne oszacowanie zasobu zgromadzonych akt.
Konieczne zwłaszcza w przypadku instytucji, które odziedziczyły akta po swoich poprzednikach np. na skutek zmiany formy własności (m.in. spółki powtałe po przekształceniu z przedsiębiorstw państwowych) lub reformy ustrojowej (np. urzędy miast i gmin).
2. Segregację akt według kategorii archiwalnych i komórek organizacyjnych.
3. Nadanie dokumentacji układu rzeczowo-chronologicznego.
4. Uporządkowanie dokumentacji wewnątrz jednostek archiwalnych (teczek) oraz sporządzenie prawidłowego ich opisu.
Sposób porządkowania wewnątrz jednostek archiwalnych zależy od kategorii archiwalnej akt oraz przepisów obowiązujących w danej instytucji lub firmie.
5. Zewidencjonowanie dokumentacji na spisach zdawczo-odbiorczych w wersji elektronicznej i papierowej.
6. Wydzielenie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia (brakowanie) wraz ze sporządzeniem odpowiedniej ewidencji.
7. Nadanie teczkom sygnatury archiwalnej.
8. Umieszczenie dokumentacji w wyznaczonym miejscu.
Materiały archiwizacyjne
W celu wykonania usług ARCHIVENA zapewnia niezbędne materiały archiwizacyjne lub korzysta z materiałów dostarczonych przez Klienta.